Il consulente sanitario legale forense: timbratura Bates nella classificazione della documentazione clinica.


Potrebbe accadere che in un momento decisivo, nel silenzio di un’aula di Tribunale, quando tutti pendono dalle labbra del consulente esperto sanitario legale forense, questi rompa l’atmosfera mettendosi a scartabellare tra gli innumerevoli fogli che ha davanti.
Non c’è niente di peggio che osservare un esperto che testimonia frugare nella documentazione al momento della deposizione per trovare una voce a cui fa riferimento l’avvocato. E non c’è scusa che tenga riguardo alla disorganizzazione dimostrata agli occhi di tutti.

Un vero esperto è organizzato.
È nell’interesse di tutti (avvocato, consulente legale esperto, le parti, ecc.) avere un modello per organizzare i documenti  ed impaginarli in un ordine logico e cronologico. Il professionista sanitario legale forense si troverà spesso solo ed affanato in mezzo ad un campo, con avvallamenti e irte salite, con picchi rocciosi e caverne inesplorate, con montagne innevate e irragiugibili: la documentazione sanitaria. Come consulente infatti, una volta ricevuta una infinita pila di documenti clinici per una causa di negligenza il dubbio è da dove iniziare. Non di rado infatti, l’esperto assicuratore o il legale titolare del caso si avvale del professionista sanitario legale forense dell’expertise specifico, non essendo in grado da solo di compiere una valutazione tecnica della materia sanitaria. Accade più spesso, ed è ormai consolidato, che grazie ad una moderna linea giurisprudenziale, a normative importanti come la Legge n° 24/2017 Gelli-Bianco, all’attività di entità associative e formative come APSILEF, siano chiamati a collaborare come CTU, periti e CTP, diversi consulenti non più appartenenti prettamenti alla sfera medico-legale come accadeva fino ad ora. Si sente e si sentirà ormai più spesso parlare di infermiere legale forense, di ostetrica legale forense, di Tecnico di Radiologia e Tecnico di Laboratorio legale forense, di Osteopata e Fisioterapista legale forense, avvicinando la competenza sanitaria esperta al mondo legale ogni qualvolta ci sia da esprimere un parere tecnico specifico per ciascun ambito affrontato. Quindi, il campo di azione funzionale ad applicare le proprie personali competenze che raccordano la materia legale e quella sanitaria, gli consente di approcciarsi inequivocabilmente alla prima pietra angolare dell’architettura di un contezioso per il quale è chiamato ad esprimersi. Deve cioè dare un proprio giudizio tecnico in merito ad un evento verificatosi in seno alla malpractice, sia che riguardi i campi specifici suddetti. Ognuno in base alla propria pertinenza, inevitabilmente comincerà dall’esame e valutazione della documentazione che ha accompagnato il paziente e che ne ha segnato il vissuto sanitario dall’entrata nella struttura fino all’accadimento che ha fatto scaturire una ipotesi di colpa professionale. Purtroppo la documentazione potrebbe essere voluminosa rischiando di abbassare il livello di attenzione e di accuratezza nell’individuare punti cruciali, nessi e inadempienze. Potrebbe essere determinante per agevolare una conciliazione extragiudiziale come dettato dalla L. Gelli con l’accertamento tecnico preventivo, riguardo ad eventuali proposte di risarcimento del danno.

Come allora districarsi da questa problematica?
Sarebbe utile servirsi di un procedimento pratico e tecnico che classifichi i numerosi fogli, grafiche ed altro, che faccia un po’ d’ordine, ma che allo stesso tempo serva a mettere in risalto una cronologia particolareggiata (o cronologico inverso) da richiamare come riferimento immediato ogni qualvolta ne abbiamo bisogno. E’ vantaggioso altresì per palesare e “marcare” evidenze non note, ancora non vagliate dalla parte legale e non prese in considerazione per il procedimento. All’uopo si richiama un filo d’Arianna in un labirinto: il filo serve a capire se si è passati da un corridoio o scoprire nuovi punti inesplorati. L’esempio ci arriva dal mondo anglosassone, dove si è affermata da tempo la pratica legale forense dei professionisti sanitari non medici, in particolar modo del Legal Nurse Consultant (LNC) corrispondente al nostrano infermiere legale forense.

La nascita della Bates  Automatic Numbering-Machine

images credits: Vickie Milazzo Institute

Definita anche Bates stamper, il meccanismo prende il nome dal suo ideatore alla fine del XIX secolo, Edwin G. Bates originario di  New York City. In origine il primo brevetto a partire dal 1891 era predisposto al miglioramento nelle macchine per la numerazione consecutiva. L’inventore aveva come obiettivo l’idea di aumentare l’efficacia, la semplicità e la compattezza di macchine del genere. Ad ogni pressione del macchinario (che aveva le sembianze di uno strano timbro) su di un foglio di carta, un meccanismo rotante si spostava incrementando di volta in volta il valore senza bisogno di perdere del tempo prezioso a muovere la ruota all’interno. Il timbratore Bates in origine consentiva la possibilità di apporre una numerazione con una sequenza di quattro cifre, compresa tra 0000 e 9999. Ad esempio, la pagina 852 in un set di documenti sarebbe stampata con 0852. Immediatamente le sedi dei tribunali e gli studi legali si accaparrarono questo sistema.

Il suo prezioso utilizzo La timbratura Bates è il modo più popolare per impaginare una documentazione clinica organizzata. La possibilità di una segnatura della mole cartacea (ancora inequivocabilmente presente in Italia, in ritardo con una significativa digitalizzazione dei dati) è un atto necessario. L’apporto indispensabile viene dato dal processo di timbratura Bates, in cui si assegna una numerazione univoca ad ogni pagina della documentazione, etichettando ed identificando man mano che si analizza. Ciò consente di richiamare ed individuare in modo rapido la sezione specifica o il foglio utile e scoprire se un documento era già stato preso in visione. Il timbro Bates (definito anche marchio Bates, numerazione Bates, codifica Bates o etichettatura Bates) può essere eseguito manualmente o elettronicamente per documenti in PDF (es. tramite applicazione Adobe Acrobat, ecc.). E’ usata in ambito legale, medico e commerciale al fine di assegnare una numerazione continua identificativa con data e ora, apposti su immagini, documenti vari in sequenza.  Si può anche utilizzare per contrassegnare e identificare immagini con copyright inserendo il nome della società, il logo e/o il copyright su di esse. I fogli vanno timbrati negli angoli lasciati liberi da scritti, possibilmente valutando inizialmente l’angolo basso a destra o il sinistro, e così via, cercando di timbrarli tutti nella stessa posizione. Qualora sia necessario predisporre un indice dei contenuti, formarlo elencando ogni sezione, indicando nomee numero di Bates, cioè da dove inizi quella particolare sezione.

Problematiche della classificazione nell’era digitale
Negli ultimi anni l’etichettatura Bates si è semplificata con l’avvento di strumenti informatici che la applicano automaticamente in modo anche personalizzato ai documenti PDF. Tuttavia si potrebbe andare incontro a dei problemi se e quando sarà completato l’intero passaggio all’era digitale per l’ambito sanitario (cartelle cliniche e tutta la documentazione del paziente in  formato completamente elettronico). Una tecnologia evoluta non potrà trascurare degli aspetti essenziali che si possono ripercuotere sulla genuinità e legittimità dell’atto acquisito in forma di prova forense. Il modo in cui produciamo, visualizziamo e condividiamo i documenti è già avanzato, ma la timbratura informatica Bates non si è ancora evoluta per  funzionare con i file digitali moderni. La timbratura apporta comunque delle modifiche al documento arrivando perfino a rimuovere importanti metadati dal file originale.

Timbratura tecnica del file moderno
L’etichettatura Bates può ancora essere utile per i documenti fisici, ma potrebbe essere screditata con le prove moderne, cioè le prove archiviate elettronicamente (ESI, Electronic Signatures and Infrastructures). La possibilità di applicare un timbro ad un file determinerebbe l’instabilità di esso:  qualsiasi alterazione dei byte che compongono il file potrebbe corrompere il file e renderlo illeggibile. Inoltre, qualsiasi modifica al file ne produce uno nuovo.

Quindi noi produrremo una copia dell’originale, accantonando la prova unica?
In pratica le “prove” ESI (che derivano dai byte di cui è composto il documento) non richierebbero un timbro Bates perché hanno qualcosa di ancora migliore: un’impronta digitale unica. Per ogni file del computer, è generata una chiave che è univoca per quel file: l’impronta hash. L’impronta hash di un file informatico (o di un testo), indicata anche con il termine “evidenza informatica”oppure semplicemente”impronta”, è una sequenza di lettere (a,b,c,d,e,f) e cifre (da 0 a 9), lunga solitamente 64 caratteri, ottenuta applicando un particolare algoritmo di calcolo alla sequenza di bit che formano il file (o il testo). Se  viene alterato anche un solo bit, l’algoritmo produrrà un’impronta hash diversa, rivelando quindi che il documento è diverso da quello originale. Invece di un numero stampato su un pezzo di carta, l’hash è un metodo perfetto per specificare l’unicità di un dato documento. Tuttavia, anche con il potere degli hash, molti sentono ancora la necessità di una numerazione, consecutiva quando si scambiano documenti per la discussione, o immediata man mano che si analizzano o scoprono. Un metodo ideale per bypassare il problema nel momento dell’avvenuto passaggio al digitale, sarebbe quello di non sovrascrivere completamente il nome del file con il numero ma di apportare delle modifiche che “non modificano” il contenuto, anteponendo il nome del documento.

Ad esempio, potrebbero essere apportate le seguenti modifiche:

Nome documento originaleNome documento anteposto
Letter-to-the-Editor.docxDEF001_Letter-to-the-Editor.docx
Performance-metrics.xlsxDEF002_Performance-metrics.xlsx  
Tabella 1

Una buona organizzazione dell’immenso volume cartaceo o digitale assegnato rispecchia un ottimale impatto su molti aspetti del caso, soprattutto se ancora non si è arrivati alla fase processuale. L’approccio preliminare è la chiave di successo che può far cambiare rotta o metodologia sia in difesa che in attacco. Una documentazione clinica organizzata è vitale per una revisione approfondita e vincente.

Giovanni Trianni infermiere legale forense

Fonti:

Vickie Milazzo Institute: www.legalnurse.com

Katy Jones: www.lnctips.com

en.wikipedia.org

jurexnurse.com

Jeff Kerr: casefleet.com https://www.casefleet.com/blog/3-reasons-bates-stamping-is-outdated-and-what-you-should-use-instead/

news.avvocatoandreani.it

www.dirittto.it

https://blogs.adobe.com/acrolaw/category/bates-numbering/

Share this post

Condividi su facebook
Condividi su twitter
Condividi su linkedin
Condividi su telegram
Condividi su whatsapp